La Protección de los Datos Personales es un proceso transversal en cualquier organización, y por tal naturaleza, debemos tener foco en los flujos de información personal que se generen en cualquier momento, ya sea desde la recolección, hasta su disposición final.

A continuación , brindamos algunas recomendaciones en la gestión de los datos personales de candidatos que se encuentran en un proceso de selección en una organización:

  1. SOLICITE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL CANDIDATO, INCLUYENDO VALIDACIÓN DE TÍTULOS.

La hoja de vida contiene datos personales públicos, semi privados, en algunos casos hasta privados y sensibles, así que, previo a recibir la hoja de vida del aspirante, la organización debe solicitar la autorización al candidato para el tratamiento de datos personales. Sin embargo, recuerde que si usted va a validar títulos académicos, experiencia laboral y profesional, deberá incluir en dicha autorización el consentimiento y autorización del candidato para que usted pueda validar dicha información ante terceros, y no vaya a tener inconvenientes al momento de solicitarla.

2. EL CANDIDATO DEBE CONOCER CON QUIÉN SE VAN A COMPARTIR SUS DATOS PERSONALES Y AUTORIZAR DICHA TRANSMISIÓN.

Normalmente, las organizaciones entregan los datos personales de contacto a terceros que se encargan de apoyar los pasos que la empresa necesita para agotar en el proceso de selección de un candidato, entre esas actividades que realizan terceros se encuentran: estudios de seguridad, como visita al domicilio del empleado, y otras mucho más delicadas, pruebas de poligrafía, también practican pruebas psicológicas, psicotécnicas, pruebas médicas, exámenes médicos de ingreso. Los anteriores ejemplos, deben quedar plasmados en el momento de la autorización cuando usted recepciona la hoja de vida de ese candidato, y el candidato debe conocer y autorizar dichas finalidades, así como la entrega de su información básica personal de contacto para realizar dichas actividades por parte de terceros.

3. TENGA CUIDADO CON LAS PREGUNTAS QUE REALIZA EN LA ENTREVISTA DE TRABAJO, Y VALIDE QUE CUENTE CON LA AUTORIZACIÓN DEL CANDIDATO.

Algunas organizaciones al momento de realizar la entrevista de trabajo, se extralimitan en preguntas sobre la vida privada del candidato, esto por supuesto, se encuentra en una línea gris, toda vez que, se entiende que la organización desea contratar a una persona que además de ser idónea para el cargo, tenga otros atributos en cuanto a su personalidad, y ética personal, no obstante, esto no es excusa para haya injerencia en la vida personal de ese candidato, como por ejemplo, la religión que profesa, su filiación política, embarazo, entre otros.

4. DEVUELVA O DESTRUYA LA HOJA DE VIDA DE LOS CANDIDATOS QUE NO QUEDARON EN EL PROCESO DE SELECCIÓN.

La hoja de vida de las personas que avanzaron en el proceso de selección, pero que, finalmente no fueron seleccionadas, se debe conservar un tiempo mínimo, y posteriormente la organización deberá destruirla, y levantar acta de destrucción. La organización no debe conservar la hoja de vida del candidato que no fue seleccionado, toda vez que expiró la finalidad para la cual fue solicitada. No obstante, si la organización le interesa conservar la hoja de vida para futuras vacantes, así se lo deberá informar al candidato en el momento de la autorización para el tratamiento de datos personales.

En caso de que la hoja de vida haya sido enviada a través de un correo electrónico, deberá surtir el mismo proceso, solo que en este caso, se recomienda que se haga borrado seguro sobre dichos archivos.

5. TOME LAS PRECAUCIONES ADECUADAS CUANDO LA HOJA DE VIDA HA SIDO RECEPCIONADA POR BOLSAS DE EMPLEO, POR LA PÁGINA WEB DE LA ORGANIZACIÓN O POR CORREO ELECTRÓNICO.

Normalmente, las organizaciones acuden a bolsas de empleo tanto del Estado como de organizaciones privadas, si bien, algunas de estas empresas solicitan la autorización al candidato para que usted como organización pueda acceder a la hoja de vida, no olvide revisar los términos y condiciones, así como la Política de Privacidad de dicha Bolsa de Empleo que en efecto, pueda corroborar que así sea.

En caso de que la organización, haya dispuesto un correo electrónico exclusivamente para la recepción de hojas de vida, se sugiere que se configure con respuesta automática, informando sobre el tratamiento que se le dará a la hoja de vida. Las hojas de vida recepcionadas por este medio, deberán solicitar la autorización solicitar a más tardar, en el momento previo a la realización de la entrevista. Sin embargo, tenga en cuenta que la simple notificación, no lo exonera de solicitar la autorización.

Por último, cuando solicite la autorización a través de la Página web, ya sea que el candidato diligencie un formulario y adjunte la hoja de vida a través de un botón de trabaje con nosotros, debe incorporar la autorización para el tratamiento de datos personales y debe conservar los logs del registro, los cuales son la prueba de que dicho candidato otorgó la autorización.

Les dejamos el siguiente video: Recomendaciones en la gestión de los datos personales de los Empleados, y los invitamos a que se suscriban a nuestro canal de Youtube.